4.4 実施及び運用

4.4.1 資源、役割、責任及び権限
EMSを運営するにあたって、必要な資源の配分はトップマネジメントの責任において行うことを求めています。
必要な資源は確実に使えるような体制を整えなさい、ということです。
ここでいう資源とはお金だけでなく人や技術などの資源も含めた必要な資源すべてを対象としています。

さらに、必要な役割を定めて、それらを文書化することを求めています。
その中でも特に、管理責任者の任命が求められていて、その管理責任者は次の責任が果たせるような権限を持つようにすることを求められています。
・ EMSを確実に実施、運用する。
・ EMSの運営状況をトップマネジメントに報告する。

これだけのことですが、気を付けたいのは、その責任が果たせるための権限となると、EMSにおいては大きなものになりがちであるということです。
どうしても、環境活動はコストになりがちです。
だからと言って、コストだけを考えて何もやらないという結論になってしまってはEMSを構築した意味がありません。
だからこそ、そのようなコストをかけて活動をすることに対する権限が必要なわけです。

ちなみに、管理責任者は単一の人である必要はなく、複数の人でも、委員会などの組織でもよいことになっています。
効果的に分割するとよいでしょう。

4.4.2 力量、教育訓練及び自覚
人の能力が、環境活動に関連する場合は、適切な能力を満たさなければならないとされています。
また、自覚を求めており、自覚とは環境活動の重要性などを自覚することを言います。
これを確実に把握するためには、力量を判断する根拠となる情報を管理しなければならないということがこの項目には規程されています。

特に、この部分では自覚に重きが置かれており、自覚させるべき項目には次の内容があるとされています。
・ 環境方針や、環境活動に関連した手順、環境マネジメントシステムを実施することの重要性に関する自覚
・ 自分の仕事に関連して、どのような環境への影響がありうるのかという自覚
・ 作業改善を行うことで環境上利点となるようなことにどのようなことがあるのかという自覚
・ EMSの要求事項(ルール、規程など)を適合するためにやらなければならない役割と責任
・ 手順を守らなかった場合にどのような結果をもたらすかという自覚
明確に要求されてはいませんが、これらを確実に自覚させるためには、教育はある程度定期的に行う必要があることでしょう。

4.4.3 コミュニケーション
環境に関して、適切なコミュニケーションをとれるように手順を確立することが求められています。
その手順とは、次に関わることです。
・ 社内のコミュニケーション(必要に応じて、階層、部門などで区分けする)
・ 外部の利害関係者からのコミュニケーションの受け付け方、およびその手順の文書化

外部コミュニケーションを行う場合は、外部コミュニケーションを行うか決定した結果を文書化することが求められています。
ここでいう外部コミュニケーションとは、外部に対する情報公開や、情報提供のことなどを指し、CSRの際によく作成された環境レポート等といったものを作成することや、Webに公開すること、場合によっては環境に影響を与える地域住民との交流などもありえます。
あくまでここは、行うかどうかの選択をしなければならないところなので、実施しなくても問題はありません。

4.4.4 文書類
環境マネジメントシステムを運用するためには、文書や記録を作成することが必要となります。

規格要求上は特に形式や、内容がどのようでなければならないという決まりはなく、自社にとって必要だと判断した範囲で、自社の使いやすいと考えられるものが作成されていれば、それで十分というのが原則の考え方です。

その中でも要求事項の中に、文書化を求めている項目はありまして、その中に明記されている項目に関しては文書に含めなければなりません。

ちなみに、この後文書と記録というものが同じ文書のジャンルの中に出てきますが、文書とは、手順などが記載されたもの、記録とは作業を実施した証拠となるもののことを指します。

また、文書化しなければならないものとして、次のものが要求されています。
・ 環境方針と、環境目的、環境目標
・ 環境マネジメントシステムの適用範囲
・ 環境マネジメントシステムにおいて実現しなければならない手順や、環境側面との関連性など
・ 要求事項内で、文書化された手順を要求しているもの
・ 運用において発生する記録
・ 環境対策の実現に必要な計画など

4.4.5 文書管理
文書は、適切に管理しなければ手順のずれなどが生まれてしまい、結果として品質が下がることにつながってしまいます。
そのために、ポイントにまとめると次のことを実現することが求められています。
・ 確実に最新の文書が使えるようにしておき、必要な人が使えるように共有する
・ 自社が作成していない、外部の文書については、更新等が出来ないので、識別しておく
・ 版数を間違えないように版数管理を行う
・ 読みやすい文書を作る
・ 内容が適切か、定期的にチェックする

4.4.6 運用管理
運用管理とは、次のことが行われることです。
・ 文書化された手順を確立し、実施する。(文書化していないと実現できないかもしれないような手順に関しては文書化することを求めている)
・ 手順には運用基準(何をしなければならないか、何をしてはならないかなどの具体的なルール)を記述する
・ 環境側面(環境に影響を与えないようにするための手順など)の手順を確立し、自社のみならず、供給者などが関連する場合には、供給者に守らせるべき手順なども確実に実現させる。

つまりは、必要な手順がすべて確立され、文書化され、実現されていることが運用管理である、というわけです。

4.4.7 緊急事態への準備及び対応
緊急事態とは、環境に悪影響を与えてしまうような有害な事象のことです。

これらの状況は、あらかじめ想定し、発生した場合に迅速な対応が出来るように手順用意することと、その手順が有効であることを定期的にレビューし、テストすることを求めています。
また、事故や緊急事態が発生した後にもレビューすることが求められています。

言うならば、これは事業継続計画(BCP)とも言えるものであり、万一問題が発生した際に、少しでも悪影響が広がるのを防いだり、悪影響が起こった際に復旧するためにどのようなことをすべきなのかを策定することで、迅速に対応できるようにすることを求めているわけです。