4.5 点検

4.5.1 監視及び測定
環境影響については、何を対象にしなければならないかは決まっていませんが、影響を与える可能性のある内容について、監視や測定を行うことを求めています。
対象として考えられるものについては、たとえば、
・ 有害物質の排出量
・ エネルギー使用量
・ 化学物質含有量
などといったものがあります。

また、これらのデータについては分析することが求められており、この分析結果をもとに様々な是正処置や予防処置が実施されることになります。
もちろん、分析の手法などに決まりもないので、
・ 傾向分析
・ 内容分析
・ 頻度分析
など、対象によってさまざまな分析方法が考えられます。

対象の決め方としては、前述の環境目標や、環境側面等に準じて、これらに影響を与える可能性のあるものを対象とすることが必要となります。

さらに、これらの監視や測定を行う機器についても管理することが求められています。
監視や測定を行うに当たって、その監視機器や測定機器自体の数値が誤っていた場合、正しい結果が出てこなくなってしまうためです。
そのため、監視機器や測定機器は確実に管理することを求めているのですが、その管理とは、
・ 監視機器や測定機器自体の数値が正しいことを検証する。
・ 機器の調整を適切に行う
・ 調整などがきちんとできているものとできていないものを識別する
・ 測定した結果が無効になるような操作が出来ないようにしておく
・ 取扱時に破損したりしないようにしておく
などを行い、検証などした場合は検証した記録をつけておくことが必要です。

もちろん、測定機器に問題があった場合には、過去にさかのぼって本当に関し、測定結果が大丈夫だったか確認を行わなければならないとされています。

また、ソフトウェアを使用して監視や測定を行う場合には、そもそもそのソフトウェアが求められる監視や測定を実施するのに適しているのかを事前に確認したうえで使用することも必要となります。

4.5.2 順守評価
4.3.2の法的順守にて洗い出された法律について、定期的に順守できているかを評価しなければなりません。
また、法令以外にも必要な要求事項が実現できているかの評価も行わなければなりません。
つまり、要求事項についても明確化しなければならないわけです。
その評価の手順を確立することが求められているのですが、そのための手順には、
・ 内部監査
・ 順守状況のチェック
・ 規程と法令の整合性確認
等の方法がありますが、基本的にはどのような手順でなければならないか、という決まりはありませんので、自社にとって適切な方法であれば可能です。

4.5.3 不適合並びに是正処置及び予防処置
不適合とは要求事項に適合できない状況のことを指します。

是正処置とは、不適合に対して問題の原因となるような事象を、完全に除去することで再発防止することをいいます。

是正処置については、以下を手順化することが求められています。
・ 不適合の内容を具体的に確認する
・ 不適合の原因を調査する
・ 不適合の再発を防止するために必要な処置が、本当に必要かの評価をする(実施することによってむしろ影響が出るような対策を行うことを防ぐため)
・ 必要な処置を決定し、実施する
・ 実施した処置の結果を記録する
・ 行った処置が本当に効果があり、再発が防止できているかの確認

予防処置とは、不適合が起こりそうなときに、事前に処置をして問題を除去しておくことを言います。

予防処置については、以下の手順を文書化することが求められています。
・ 起こりうる不適合が実際どんな状況で、どのようなものが発生するか、また原因は何か特定する
・ 不適合を予防するために必要な処置が、本当に必要かの評価をする(実施することによってむしろ影響が出るような対策を行うことを防ぐため)
・ 実施した処置の結果を記録する
・ 行った処置が本当に効果があり、予防ができているかの確認

4.5.4 記録の管理
記録は、作業を実施した結果としての証拠として残しておくことで、後ほど何か問題があった場合に原因を分析したり、証拠を残すことで作業の正当性を証明するために必要となります。
そのために、ポイントにまとめると次のことを実現することが求められています。
・ 何の記録なのかわかるように識別する
・ 保管場所を定め、必要な時に取り出せるようにしておく
・ 後ほど検索できるようにしておく
・ 必要な期間に必要な記録が残っているように保管期間を定める
・ 内容の不正な書き換えや、誤廃棄などが起こらないように保護する

4.5.5 内部監査
内部監査はこの項目で説明するには少々難しい項目なので本項ではかいつまんでご説明します。

内部監査には、手順の文書化が求められているのですが、手順は以下の通りになります。



まず、監査は次の目的で定期的に実施することを求められています。
・ 環境マネジメントシステムが、製品実現の計画に適合するような仕組みになっているか、さらにはISO14001に適合しているか、それ以外に決めている環境マネジメントシステムの要求事項に適合できているか確認する
・ 品質マネジメントシステムは有効に機能しているか確認する

これらの目的を実現できるかが監査の大きなポイントとなります。

そのために、監査プログラムを適切に作る必要があります。

また、内部監査には第三者性が求められるため、監査を行う対象の部署以外から監査担当を任命する必要があります。

さらに、これらの活動を行った監査の記録を残すことが求められています。

監査については、別の資料を公開しますので、そちらをご参照ください。